¿Has estado alguna vez solucionando multitud de tareas y problemas no parando ni un momento pero quedarte al final del día con la sensación de no haber avanzado nada? Yo muchos días… Intentando averiguar los motivos de esta situación llegué a la conclusión de que no conseguía estar centrado en una tarea más de unos pocos minutos y mientras tanto respondía a un par de correos electrónicos que me acababan de llegar, a la llamada telefónica de un cliente, a un compañero que te pregunta una duda, al messenger que te ha mandado la chica de administración, revisando el twitter, etc. En mi equipo de trabajo teníamos la costumbre de interrumpirnos constantemente para preguntar dudas o comentar cualquier tontería sin darnos cuenta del daño que eso produce en la concentración de la otra persona.

A raíz de que este problema saliera en una de nuestras retrospectivas, nos pusimos como objetivo el no interrumpirnos entre nosotros a lo largo del día y el no dejar que nos interrumpieran. Evidentemente, no puedes pasarte al lado extremo y olvidarte del mundo durante toda la jornada laboral. Así que nos decidimos a probar la técnica del Pomodoro.

Es una técnica realmente simple, pero que llevada a la práctica con constancia y siguiendo una simples normas son ha dando resultados fantásticos!

Las reglas

Para darle forma a la técnica, definimos las siguientes normas:

  • El pomodoro tendrá una duración de 25 min. después de los cuales se deberá descansar durante 2-3 min. Durante ese tiempo se deberá intentar dejar la mente en blanco y levantarte de la silla para estirar las piernas.
  • Después de 4-5 pomodoros, el descanso será más largo, de unos 15 min.
  • Durante el pomodoro deberás tener cerrado el messenger, twitter, facebook, correo y cualquier otro sistema de comunicación con el mundo exterior. Se deberá de estar centrado en la tarea a ejecutar.
  • Después del descanso del pomodoro se revisará el chat de empresa para comprobar si algún compañero te necesita. Si es así, aprovecha a ayudarle antes de comenzar el siguiente pomodoro o coméntale cuándo podrás hacerlo.

A la gente que necesita de tu ayuda o presencia no le costará acostumbrarse a tus pomodoros ya que cualquier tema que te requiera puede esperar una media 10-15 min. para que lo atiendas. Rara vez hay tanta urgencia como para que necesiten romperte el pomodoro. A no ser que seas de sistemas :)

Trucos para coger el hábito

Un técnica como la de los pomodoros cuesta trabajo adquirirla como hábito. Al principio, cuando te encuentras agusto o emocionado trabajando no te apetece parar después de 25 min. y tu mente se resigna a ello. Muchas veces alguien te viene a interrumpir e inconscientemente te dejas interrumpir haciéndole caso inmediatamente y por ello perdiendo la concentración. En otras ocasiones te pones a trabajar sin acordarte de hacer pomodoros.

Para ayudar a adquirir el hábito, nos inventamos un par de trucos que nos han funcionado muy bien. Voy a exponer el problema que nos encontramos y cómo lo solucionamos.

Problema 1 – Interrupciones frecuentes

La gente que venía a interrumpirnos no sabía que estábamos en mitad de un pomodoro y directamente nos asaltaban con la duda, pregunta o comentario.

Solución: Mientras estamos en mitad de un pomodoro, dejamos levantada una figura, token o banderita encima de nuestra CPU o mesa dejando ver que no se nos pueden molestar. Este funcionamiento se lo explicamos a nuestros compañeros para que lo conozcan.

Resultado: El Product Owner dejó de asaltarnos en cualquier momento. El gerente de cuentas más de lo mismo (milagro!!! :) ). Los compañeros te mandaban mensajes instantáneos avisándote de que les fueras a ver en cuanto terminaras el pomodoro. En definitiva, 25 min. de paz y tranquilidad para concentrarse en una tarea.

Importante: Bajar la figura que avisa de tu pomodoro cuando no estás haciendo pomodoros o estás en el descanso, de lo contrario los compañeros no lo toman en serio.

Problema 2 – No se realizan los descansos

Pasaban los 25 min., la alarma te avisa pero la ignoras y sigues con la tarea sin descansar ni hacer caso a tus compañeros.

Solución: Nos construímos un elemento visual y radiador de información para llevar un control de los pomodoros. Cada vez que alguien termina un pomodoro, se levanta, va al panel de scrum y en la hoja de seguimiento apuntaba una ‘X’ en su fila de pomodoros. El objetivo de esto último no es controlar quien hace o no pomodoros o cuantos realiza cada uno al día. Lo que se busca es obligarte a levantarte de la silla y así realizar el descanso y desconectar de la tarea en la que estabas sumergido. Por otra parte puedes ver tu progresión diaria de pomodoros y darte cuenta de ello.

Resultado: Nos ayudó muchísimo a obligarnos a realizar el descanso. Al principio la gente se extrañó muchísimo de vernos todo el día paseando por los pasillos y ventanas de la oficina cada pocos minutos :)

Beneficios que nos aportó

Después de estar unas iteraciones aplicando e interiorizando la técnica de pomodoros, nos dimos cuenta de que nos aportó un buen conjunto de beneficios:

  • El día se nos hacía más ameno y corto. Dejar que tu mente descanse cada 25 min. hace que reduzcas la tensión mental que producen tareas de codificación las cuales exigen mucha actividad mental.
  • Genera un bioritmo de trabajo. El tener tiempos de concentración continuos de una duración constante te genera un ritmo de trabajo que el cuerpo agradece. Incluso ayuda a estar más activo durante el pomodoro.
  • Ayuda darte cuenta rápidamente de los bloqueos en tus tareas. Si después de un pomodoro te quedas con la sensación de que no has avanzado nada, es un buen momento para analizar qué está ocurriendo y si deberías pedir ayuda. Sin los pomodoros, lo que me llegaba a ocurrir es que podría llegar a estar horas bloqueado en una tarea sin ser muy consciente de ello y perder gran parte de la jornada laboral marchándome a casa frustado por la situación.
  • Aumenta tu concentración. Al no recibir interrupciones y al hacer descansos periódicos, tu mente tiene más energía para conseguir una mayor concentración durante el pomodoro.

Otras buenas prácticas que complementan los pomodoros

Si bien la técnica del pomodoro te da un gran conjunto de beneficios, desde hace unas semanas estoy comenzando a aplicar otras buenas prácticas que se las he oído comentar a Enrique Comba (@ecomba) en más de una ocasión y que son un complemento perfecto para organizarse mejor:

  • Al comienzo de la jornada laboral, de todo lo que tienes por hacer decide qué tareas vas a abordar y en cuántos pomodoros vas a resolverlas. Conseguirás ponerte una meta clara, aprenderás a estimar cuánto te cuesta hacer las cosas y podrás detectar rápidamente si te desvías de tu objetivo y actuar en consecuencia.
  • Al comienzo de cada pomodoro piensa en qué pequeño problema quieres abordar y cómo piensas hacerlo. Piensa una estrategia.
  • Al final de la jornada laboral, reflexiona sobre cómo te ha ido el día y aprende de tus errores para no volver a cometerlos. Tómatelo como una mini-retrospectiva individual.
  • Si te es posible, no leas el correo electrónico a lo largo del día, prográmate un par de pomodoros al día para responder a comunicaciones entrantes. Uno al final de la mañana y otro al final de la tarde, por ejemplo.

Herramientas para los pomodoros

Siempre puedes usar la alarma de móvil para que te avise del fin del pomodoro, pero si buscas algo más de sofisticación ahí van un par de herramientas que uso:

  • Focus Booster.
    Es una aplicación programada en Adobe Air para usar en tu escritorio. También tiene su versión on-line.
  • Pomodoro Addicted.
    Es una aplicación para Android para llevar el control de la duración y cantidad de tus pomodoros.